LE PIATTAFORME PER RIUNIONI ONLINE AIUTANO A TENERE UNITO IL VOSTRO CLUB

Vi raccontiamo come i membri dei club Kiwanis online hanno gestito le loro riunioni in passato e proponiamo alcuni suggerimenti su come condurre al meglio le vostre riunioni di club in modalità virtuale.

Di Vicki Hermansen

Alcuni club Kiwanis si affidano alla tecnologia già da diversi anni per incontrarsi: non avranno quindi bisogno di perdere una sola riunione a causa delle normative di distanziamento sociale indotte dal Covid-19.

In Illinois, l’eKiwanis Club Greater Chicago si riunisce di persona ogni due mesi e tiene una conference call per tutte le altre riunioni. Il club ha un paio di opzioni differenti per condurre le riunioni online.

Il Kiwanis Club di Friends Across Borders Jamaica nel Distretto Canada Orientale e Caraibi vanta membri negli Stati Uniti, in Giamaica e nei Caraibi orientali. Il club si riunisce online mensilmente utilizzando l’app GoToMeeting.  

Il Cyber Kiwanis Club Coastal Valley in California, poi, si è costituito come club online fin dal 2008.

“È iniziato perché molti professionisti, insegnanti e altri potenziali soci possono non avere abbastanza tempo libero a disposizione, anche solo durante la pausa per pranzo, per andare ad una riunione del Kiwanis”, ci ha spiegato Marie Banuelos, presidente del club. “Le madri che si prendono cura dei bambini a casa ed alcuni dei nostri membri Kiwanis più impegnati professionalmente non potevano allontanarsi facilmente dai loro impegni”.

Le piattaforme online disponibili oggi semplificano i collegamenti. Per di più, condurre gli incontri in via virtuale non ha impedito ai club di essere attivi nelle loro rispettive comunità. I membri dell’eKiwanis Club Greater Chicago completano due o tre progetti di service al mese, tra cui il volontariato svolto presso i banchi alimentari, le case di cura, i rifugi per senzatetto ed i regali alle famiglie durante le feste.   

“Noi usiamo FreeConferenceCall.com, che consente di creare un account gratuitamente,” ci ha spiegato Jennifer Roeslmeier, presidente del club. Come responsabile del marketing digitale e brand manager presso un’azienda di software, ha notevole esperienza nell’utilizzo della tecnologia sul lavoro.

Roeslmeier ci spiega che l’app per conferenze online è gratuita e può ospitare fino a 1.000 partecipanti. La piattaforma offre anche la possibilità di condividere uno schermo del computer per le presentazioni.

“Se vuoi condividere un elemento visivo, puoi inviare ai membri del club un link che consente loro di vedere il tuo schermo sul loro dispositivo”, ha detto, aggiungendo che ha utilizzato questa opzione per i board meeting.

Roeslmeier ha detto che il suo club utilizza anche GoToMeeting  per le video chat e utilizzerà quell’app per un board meeting in programma a breve.   

“E’ un ottimo strumento perché fornisce l’opzione di video chat e anche in questo caso si può condividere il proprio schermo. Se si dispone già di un account GoToMeeting, è una buona scelta. Zoom è un servizio gratuito e ha le stesse funzionalità – video chat e condivisione dello schermo,” spiega Roeslmeier. Skype è un’altra possibilità ancora.  

Paulette Kirkland, presidente del Kiwanis Club Friends Across Borders, trova che la piattaforma GotoMeeting abbia funzionato bene per le riunioni del suo club, tra cui le riunioni mensili, i board meeting e le riunioni di comitato.  

Banuelos, del Cyber Kiwanis Club Costal Valley, dice che il suo club si è avvantaggiato fin dalla formazione delle innovazioni nei mezzi di comunicazione informatica.

“Dopo 12 anni di attività, i nostri soci sono ormai abituati alle riunioni virtuali ed i nuovi soci si adattano più facilmente rispetto a quanti sono già da tempo soci di un club normale”, ha detto. “Occorre essere pazienti.”  

Tutti concordano sul fatto che stabilire linee guida per i soci del club e seguire un ordine del giorno siano gli elementi chiave per garantire il successo delle riunioni. Roeslmeier dice che una riunione online è in tutto come una riunione di persona, e Banuelos aggiunge che gli unici dettagli mancanti sono il pranzo o la cena.

Alcuni suggerimenti dai presidenti citati sopra per la conduzione efficace di riunioni virtuali:

  • Individuate una piattaforma facile da usare e fornite istruzioni chiare su come utilizzarla.
  • Effettuate prove d’uso della tecnologia in anticipo rispetto alla prima riunione.
  • Notificate per tempo ai partecipanti l’ora e la data della riunione.
  • Preparate un ordine del giorno e seguitelo. Privilegiate la concisione nel condurre la riunione, anche per mantenere i partecipanti concentrati ed impegnati.
  • Avviate la riunione in orario. Aprite il collegamento video o le linee telefoniche almeno 10 minuti prima dell’inizio della riunione.
  • Quando inizia la riunione, assicuratevi che tutti riescano a vedere e sentire chi presiede l’incontro e che funzioni correttamente la condivisione dello schermo con i partecipanti.
  • Informate i partecipanti su come utilizzare il pulsante di disattivazione dell’audio.
  • Fate sapere ai membri che non sono necessariamente tenuti a tenere attiva la videocamera per le riunioni video.
  • Selezionate un conduttore o moderatore per la riunione e suggerite a quel socio di procedere più lentamente durante le prime riunioni virtuali, in quanto all’inizio alcuni partecipanti potrebbero sentirsi persi.
  • Assicuratevi che la prima riunione sia breve per permettere ai soci di abituarsi alla nuova tecnologia.
  • Provate a iniziare con un’attività o chiedete ai partecipanti di condividere un bel ricordo legato al Kiwanis per coinvolgere i membri.
  • Valutate la possibilità di invitare un relatore ospite o invitate un altro club Kiwanis a unirsi alla vostra conferenza. È una buona occasione per coinvolgere i club Kiwanis con cui normalmente non sareste in contatto: potreste invitare a partecipare un club di un’altra parte del vostro paese, o addirittura di un altro paese.

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